Quem tem vivência no mundo corporativo já passou por vários eventos (reuniões, treinamentos, feiras, fóruns, etc) relacionados a planejamento. Planejamentos podem ser massantes, incompletos, inúteis, entre outros atributos negativos, porém há um consenso de que é necessário. E por que?
Existem dois pontos de vista sobre a importância de um planejamento (de preferência bem feito): o corporativo e o individual. O corporativo é extensamente discutido pelas diversas metodologias e consultorias que exercitam tal processo junto às empresas. Eu gostaria de discorrer um pouco sobre o impacto de um planejamento no cotidiano de um indivíduo.
Ao contrário do que muitos pensam, um plano de ação não serve para que você avalie se está fazendo a coisa certa, ou quão distante está de alcançar uma meta / objetivo. O papel principal do planejamento é dar segurança a uma pessoa, seja no momento de executar uma tarefa ou de tomar uma decisão. Mas a palavra importante é segurança!
Imagine o cenário onde você fará uma longa viagem de férias, de carro, com sua família, incluindo crianças. Se você é uma pessoa precavida, você pensará na rota a ser realizada, rotas alternativas, pontos de paradas, Waze para lhe alertar sobre o trânsito e perspectiva de chegada, água, comida, revisão do carro, se o destino está dentro do alcance do seu seguro, etc. Ou seja, você tem em mãos um panorama da situação, sabe onde quer chegar e tem um plano detalhado de como deve executar sua viagem, plano de contingência e suporte disponível. Resumindo, você tem um bom plano de viagem.
Se sua viagem seguir exatamente como o planejado, você não verá muito valor no planejamento proriamente dito. Como tudo correu bem, o seu plano foi apenas um script para ser executado e sua viagem ficou mais mecânica pois não foi necessário tomar decisões ou fazer atividades extras durante o percurso. Apenas seguir o script. Entretanto, se algo der errado, como uma criança com muita vontade de ir ao banheiro, pane no carro, etc, o seu planejamento de viagem bem feito lhe dará alternativas para solucionar o problema de maneira rápida / previsível, reduzindo o estresse, preocupações e efeitos colaterais.
Analisando de maneira mais analítica, o planejamento lhe deu segurança para que você pudesse executar as atividades necessárias com maior foco e de maneira mais automática, sem precisar pensar quais são os próximos passos ou se aquilo realmente deveria ser feito. Isso aumenta a qualidade do resultado das atividades e reduz o tempo de execução das mesmas, aumentando a produtividade. Além disso, nos casos de exceção / falha, um plano de contingência e canais de suporte disponíveis lhe dão ferramentas para contornar a situação de maneira mais ágil, reduzir os riscos de falha do objetivo da empreitada e propagar os efeitos colaterais de maneira mais ordenada a todos os envolvidos no resultado desejado, fornecendo perspectivas e prazos de maneira mais assertiva.
Sendo assim, alguns pontos que você deve observar ao participar ou receber um planejamento:
- Você tem visibiliadade de tudo o que deve fazer para alcançar o objetivo?
- Tem visibilidade de quais são os pontos críticos com maior risco?
- Você tem plano de contingência ou caminhos alternativos para escolher em alguns pontos chaves que podem apresentar problema?
Caso tenha respondido não para algum dos pontos acima, lhe recomendo revisar o seu plano e esclarecê-lo, para que o planejamento torne-se efetivo e lhe dê a segurança necessária para que você execute-o com sucesso e alcance seu objetivo.